Die Universität Freiburg ist einen Wechsel wert: Mit ihrer über 500-jährigen Geschichte ist sie eine der renommiertesten und forschungsstärksten Universitäten Deutschlands. Hier arbeiten Sie in einer einzigartigen Vielfalt von Fächern, Perspektiven und Menschen für Forschung und Lehre auf höchstem Niveau – mitten in einer der beliebtesten Städte Deutschlands.

Die Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz der Fakultätsgeschäftsführung (m/w/d)

• die Chance und die Herausforderung einer bereichsübergreifenden, sehr vielseitigen und anspruchsvollen Tätigkeit
• Verantwortung vom ersten Tag an - Ihre Expertise ist gefragt
• ein modernes, offenes Arbeitsumfeld und ein Team, das sich auf Sie freut
• berufliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch ein umfangreiches Fortbildungsangebot
• ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg
• weitere Leistungen, wie z.B. gleitende Arbeitszeit, ergänzende Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes sowie JobTicket
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf (Telearbeit)

• als Assistenz unterstützen Sie die Fakultätsgeschäftsführung sowie die Fachbereichsleitung Finanzen und Allgemeines in der Erledigung sämtlicher in diesen Verantwortungsbereich fallenden Aufgaben
• die Terminplanung und -koordination inklusive deren Vor- und Nachbereitung inkl. der Bearbeitung der Wiedervorlagen liegt vertrauensvoll in Ihren Händen
• für die Organisation des laufenden Bürobetriebs inkl. Rechnungsbearbeitung sind Sie ebenso eigenverantwortlich zuständig wie für die Bearbeitung des Postein- und -ausgangs und – sofern er in Papierform vorliegt auch dessen Digitalisierung; dazu zählt zudem die eigenständige Bearbeitung der zugewiesenen Teammailboxen
• bei der Unterstützung der Erstellung professioneller Sitzungsunterlagen sowie dem perfekten Layouten der Wirtschaftspläne und Jahresabschlüsse zeigt sich Ihr Auge für das Wesentliche
• die Koordination und Betreuung von Veranstaltungen, Meetings und Sitzungen mit unterschiedlichem Teilnehmerkreis sowie die Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen ergänzt Ihr Aufgabenspektrum
• die Vertretung der Assistenz des Dekans

• eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Managementassistent*in (m/w/d) mit einer ausgeprägten Zahlenaffinität, idealerweise mit Berufserfahrung im Direktionsbereich einer Hochschule oder im Wissenschaftsmanagement
• Erfahrung im Umgang mit Content Managementsystemen und vorzugsweise auch mit Dokumentenmanagement zur elektronischen Aktenführung
• Erfahrung mit der Erstellung von QM-Prozessen und dem betriebswirtschaftlichen System SAP sind zudem von Vorteil
• souveränes und freundliches Auftreten
• sehr gutes Organisationsgeschick sowie ein hohes Maß an Flexibilität und Durchsetzungsfähigkeit
• strukturiertes, service- und ergebnisorientiertes Arbeiten im Team
• eine hohe Eigenmotivation sowie überdurchschnittliches Engagement
• ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache
• absolut sicheren Umgang mit MS Office

Es handelt sich um eine unbefristete Stelle. Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis TV-L E 8 möglich.