Leitungsunterstützung mit Geschäftszimmertätigkeit
Bezirksamt Harburg, Dezernat Wirtschaft, Bauen und Umwelt

Job-ID: J000024041

Startdatum: schnellstmöglich

Art der Anstellung: Vollzeit/Teilzeit (unbefristet)

Bezahlung: EGr. 8 TV-L

Bewerbungsfrist: 28.04.2024

Das Bezirksamt Harburg verwaltet Hamburgs südlichsten Bezirk mit zurzeit 174.000 Einwohnern. Der Bezirk entwickelt sich dynamisch und das Bezirksamt stellt sich den wachsenden Herausforderungen der Stadtentwicklung proakiv.

Ihr Aufgabengebiet umfasst die Organisation des Geschäftszimmers und damit die federführende Wahrnehmung der fachamtsspezifischen Verwaltungsaufgaben im organisatorischen und kommunikativen Bereich. Sie arbeiten im engen Austausch mit der Fachamts- und den Abteilungsleitungen.

Neben klassischen Verwaltungsaufgaben unterstützen Sie die Fachamtsleitung beim Aufbau eines Prozessboards, des Budget- und Aufgabencontrollings und der Entwicklung von Neuerungen bei Planungsabläufen.

• Allgemeine Geschäftszimmer- und Büroorganisation, inkl. Beschaffung (Webshop), Bearbeitung von Haushaltsangelegenheiten (Herakles), Personalverwaltung sowie fachamtsspezifischen Verwaltungsaufgaben, z.B. Erstellen von Sitzungsprotokollen, Auswertung und Erfassung von Statistiken, Koordination der Korrespondenz, von Terminen, politischer Anfragen/Drucksachen und im Qualitäts- und Beschwerdemanagement
• Leitungsunterstützung: Erarbeitung und verantwortliche Sicherstellung abteilungsübergreifender einheitlicher Verwaltungsprozesse (Vorplanung sowie Optimierung formeller Verfahren, Aufbau Vergabestruktur und Beteiligungsverfahren) und deren Weiterentwicklung sowie Erarbeitung eines Qualitätsmanagements (inkl. Entwicklung und Durchführung von entsprechenden Audits)
• Aufbau einer Controllingstruktur für Planungsaufgaben, städtebauliche Verträgen und Abrechnungen inkl. Vertragstabellen
• Verantwortlicher Aufbau einer internen Vergabestelle und Entwicklung von Verfahrensschritten für Vergabeverfahren nach UVgO und VV Bau sowie Durchführung
• inhaltliche Vorbereitung von Terminen durch Aufbereitung mit eigenständig erstellten Entscheidungsvorlagen, sowie Optimierung und Steuerung der bezirksinternen Entscheidungswege.

Erforderlich

Sie sind bereits bei der Freien und Hansestadt Hamburg beschäftigt oder sind schwerbehindert oder Schwerbehinderten nach dem SGB IX gleichgestellt.

• abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder
• eine andere abgeschlossene verwaltende oder büronahe kaufmännische Ausbildung oder
• gleichwertige Fachkenntnisse

Vorteilhaft

• Erfahrungen mit der Organisationsstruktur der Hamburger und Harburger Verwaltung
• erste Erfahrung in Tätigkeiten im Bereich der Büroorganisation in der öffentlichen Verwaltung oder bei privaten Arbeitgebern, bzw. anderen Organisationen
• Dienstleistungsorientierung, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, kommunikativer und offener Umgang mit Mitarbeiter:innen und Externen
• selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise unter Einbeziehung notwendiger Abstimmungen mit den Vorgesetzten
• Erfahrungen mit Microsoft Office (World, Excel, Outlook, Powerpoint), gerne Kenntnisse bei der Anwendung von Herakles / SAP

• eine Stelle, unbefristet, schnellstmöglich zu besetzen
• Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 TV-L (Entgelttabelle)
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle
• 30 Tage Urlaub pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche
• vermögenswirksame Leistungen
• Möglichkeit zum Erwerb des EGYM Wellpass (Firmenfitness)
• betriebliche Altersvorsorge