Die Universität Freiburg ist einen Wechsel wert: Mit ihrer über 500-jährigen Geschichte ist sie eine der renommiertesten und forschungsstärksten Universitäten Deutschlands. Hier arbeiten Sie in einer einzigartigen Vielfalt von Fächern, Perspektiven und Menschen für Forschung und Lehre auf höchstem Niveau – mitten in einer der beliebtesten Städte Deutschlands.

Die Medizinische Fakultät der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zusätzliche

Teamassistenz im Büro des Dekans (m/w/d)

Sie unterstützen den Dekan bei seinen täglichen Aufgaben. Ihre Hauptaufgaben bestehen dabei in der eigenständigen Organisation und administrativen Planung des Büros. Gemeinsam mit den persönlichen Referent*innen und der Teamassistentin des Dekans sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäftes. Sie denken mit, Sie denken voraus und Sie behalten stets alle Abläufe im Griff.

• Mitwirkung in einem engagierten und anspruchsvollen Arbeitsumfeld
• eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit
• eine kollegiale Atmosphäre in einem motivierten, aufgeschlossenen Team
• Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Unterstützung Ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung durch das interne Bildungsprogramm
• eine Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend Ihrer Qualifikation
• betriebliche Altersvorsorge (VBL)

• sämtliche administrative Arbeiten wie Telefonanfragen, allgemeiner Schriftverkehr, Geschäftskorrespondenz, Ablagenführung, Aktenverwaltung und Datenpflege
• Vereinbarung und Organisation von Terminen und Besprechungen
• vorbereitende Arbeiten für Buchhaltung und Personalangelegenheiten
• Unterstützung bei der Digitalisierung von Arbeitsprozessen
• Betreuung von Gästen

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation, Officemanagement oder in vergleichbaren Bereichen
• Erfahrungen mit Geschäftskorrespondenz, Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen sowie Büroorganisation und Terminüberwachung
• sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel) sowie Digitalkompetenz
• sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise sowie sichere Kenntnisse der englischen Sprache
• ein sicherer Blick fürs Ganze in Bezug auf Ordnung, Struktur und Abläufe
• ein sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement
• ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Motivation und Lernbereitschaft
• Einsatzbereitschaft, eine serviceorientierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie Freude an der Arbeit im Team
• stilsicheres und verbindliches Auftreten

Die Stelle ist zunächst befristet auf 2 Jahre und in Teilzeit (50 %) zu besetzen mit dem Ziel einer Aufstockung auf 100 % nach 1 Jahr.